Miten asukkaille tiedotetaan kattoremontin aikana?

Kattoremontin aikana asukkaille tiedottamisesta vastaa ensisijaisesti taloyhtiön hallitus yhdessä isännöitsijän kanssa. He vastaavat siitä, että asukkaat saavat riittävät tiedot hankkeen aikataulusta, mahdollisista häiriöistä ja käytännön järjestelyistä ennen töiden alkua ja niiden edetessä. Alla käydään läpi tärkeimmät tiedottamiseen liittyvät kysymykset käytännön tasolla.

Kenen vastuulla tiedottaminen kattoremontin aikana on?

Tiedottamisvastuu kattoremontin aikana kuuluu taloyhtiön hallitukselle ja isännöitsijälle. He toimivat viestinnän solmukohtana asukkaille, urakoitsijalle ja muille osapuolille. Urakoitsija toimittaa hallitukselle tai isännöitsijälle tarvittavat tiedot aikatauluista ja työvaiheista, minkä jälkeen taloyhtiö välittää nämä tiedot asukkaille.

Käytännössä isännöitsijä hoitaa usein tiedottamisen operatiivisesti: hän koostaa tiedotteet, valitsee jakelukanavat ja huolehtii siitä, että viestintä on ajantasaista. Hallitus tekee päätökset ja hyväksyy viestinnän linjaukset. Urakoitsijan vastuulla on puolestaan ilmoittaa taloyhtiölle hyvissä ajoin työvaiheisiin liittyvistä muutoksista, jotta tiedottaminen ei viivästy.

Kun kattoremontti toteutetaan osana laajempaa hanketta, jossa mukana on pääurakoitsija ja aliurakoitsijoita, tiedonkulku rakentuu hierarkkisesti. Pääurakoitsija koordinoi työmaan tiedotusta urakoitsijatasolla, mutta asukkaille päin taloyhtiö on aina se taho, joka viestii.

Milloin asukkaille pitää ilmoittaa tulevasta kattoremontista?

Asukkaille on syytä tiedottaa tulevasta kattoremontista vähintään muutama viikko ennen töiden alkamista. Käytännössä hyvä käytäntö on lähettää ensimmäinen tiedote neljästä kuuteen viikkoa ennen aloitusta, jotta asukkaat voivat varautua mahdollisiin häiriöihin ja järjestellä omia aikataulujaan.

Pelkkä ennakkotiedote ei kuitenkaan riitä. Kun työn aloituspäivä lähestyy, on tarpeen lähettää muistutus noin viikko ennen. Tässä vaiheessa voidaan antaa tarkemmat tiedot ensimmäisistä työvaiheista ja niiden arvioiduista ajankohdista. Pitkissä remonteissa, joissa työ etenee rakennuksessa vaiheistettuna, tiedottaminen jatkuu koko hankkeen ajan.

Mitä tietoja tiedotteessa pitää olla?

Hyvä kattoremonttitiedote sisältää hankkeen perustiedot, aikatauluarvion, kuvauksen töiden aiheuttamista häiriöistä sekä yhteystiedot lisäkysymyksiä varten. Näillä tiedoilla asukas pystyy muodostamaan selkeän kuvan siitä, mitä on tulossa ja mihin hän voi tarvittaessa ottaa yhteyttä.

Konkreettisesti tiedotteessa tulisi olla mukana seuraavat asiat:

• Remontin syy ja laajuus lyhyesti kuvattuna
• Arvioitu aloituspäivä ja hankkeen kesto suurpiirteisesti
• Kuvaus odotettavissa olevista häiriöistä kuten melusta, pölystä tai kulkureittien muutoksista
• Mahdolliset rajoitukset parvekkeilla, piha-alueilla tai parkkipaikoilla
• Urakoitsijan ja isännöitsijän yhteystiedot
• Tieto siitä, mistä saa ajantasaista tietoa remontin etenemisestä

Tiedotteen kieli kannattaa pitää selkeänä ja käytännönläheisenä. Tekninen ammattisanasto ei palvele asukasta, joka haluaa tietää yksinkertaisesti sen, miten remontti vaikuttaa hänen arkeensa.

Miten tiedottaminen kannattaa hoitaa käytännössä?

Kattoremontin tiedottaminen kannattaa hoitaa useaa kanavaa käyttäen. Pelkkä ilmoitustaulu rappukäytävässä ei tavoita kaikkia, eikä sähköposti yksinään toimi niiden asukkaiden kohdalla, jotka eivät seuraa sähköpostiaan säännöllisesti. Tehokkain tapa on yhdistää kirjallinen tiedote, sähköinen viesti ja näkyvä ilmoitus yhteisiin tiloihin.

Pitkässä remontissa on hyvä sopia jo etukäteen säännöllisestä viestintärytmistä. Esimerkiksi kerran viikossa tai joka toinen viikko lähetettävä lyhyt tilannekatsaus pitää asukkaat ajan tasalla ilman, että jokainen muutos edellyttää erillistä tiedotetta. Tämä vähentää myös kyselyjen määrää isännöitsijälle ja hallitukselle.

Erityisesti kerrostaloissa, joissa on paljon asukkaita ja mahdollisesti kielimuuri eri asukasryhmien välillä, selkeä ja toistuva viestintä on tärkeää. Taloyhtiön kattoremonttiviestintä toimii parhaiten silloin, kun se on ennakoivaa eikä reaktiivista.

Miten häiriöistä kuten melusta ja pölystä tiedotetaan etukäteen?

Häiriöistä tiedotetaan etukäteen kertomalla selkeästi, minkä tyyppisiä haittoja eri työvaiheista aiheutuu, milloin ne ovat odotettavissa ja kuinka kauan ne kestävät. Asukkaan ei tarvitse tietää teknisiä yksityiskohtia, mutta hänen on voitava varautua esimerkiksi kovaan meluun tiettynä viikonpäivänä tai pölyiseen piha-alueeseen tietyllä ajanjaksolla.

Kattoremontissa tyypillisiä häiriölähteitä ovat:

• Melu: Vanhan katteen purku ja uuden asennustyö aiheuttavat iskuääniä ja kolinaa, erityisesti peltikatteen asennuksessa
• Pöly: Purku- ja hiekkapuhallustöistä syntyy pölyä, joka voi levitä parvekkeille ja ikkunoiden lähelle
• Kulkurajoitukset: Telineet ja suojarakenteet saattavat rajoittaa liikkumista piha-alueilla tai sisäänkäyntien läheisyydessä
• Parkkipaikkojen käyttörajoitukset: Nostokalusto ja materiaalitoimitukset voivat tilapäisesti estää pysäköinnin tietyillä alueilla

Helsingin keskustassa sijaitsevissa kohteissa häiriöt voivat ulottua laajemmalle, koska työmaa-alueet ovat ahtaat ja katutyöluvat sekä raitiovaunuliikenne asettavat omat reunaehtonsa logistiikalle. Näistä erityispiirteistä kannattaa tiedottaa asukkaille selkeästi, jotta he ymmärtävät, mistä mahdolliset poikkeukselliset järjestelyt johtuvat.

Mitä tehdä, jos asukas ei saa tietoa remontin etenemisestä?

Jos asukas kokee, ettei hän saa riittävästi tietoa kattoremontin etenemisestä, ensimmäinen askel on ottaa yhteyttä isännöitsijään tai taloyhtiön hallitukseen. Heillä on vastuu viestinnästä, ja heiltä saa ajantasaisen tilanteen. Useimmissa tapauksissa tiedon puute johtuu siitä, että tiedotteet eivät ole tavoittaneet asukasta käytettyjen kanavien kautta.

Asukas voi myös pyytää lisäämään itsensä sähköpostijakelulistalle tai kysyä, onko taloyhtiöllä käytössä jokin digitaalinen kanava kuten asukassovellus tai taloyhtiön oma sähköpostilista. Jos tiedottaminen on ollut puutteellista koko hankkeen ajan, asia kannattaa nostaa esille taloyhtiön kokouksessa tai toimittaa kirjallinen huomio hallitukselle.

Urakoitsijalle ei pääsääntöisesti oteta yhteyttä suoraan asukastasolta, sillä viestintälinja kulkee taloyhtiön kautta. Poikkeuksena ovat akuutit turvallisuuteen liittyvät tilanteet, joissa on perusteltua ottaa yhteyttä työmaan vastuuhenkilöön välittömästi.

Taloyhtiön hallituksen on hyvä käydä remontin alussa läpi, miten viestintä hoidetaan koko hankkeen ajan ja kuka vastaa mistäkin kanavasta. Selkeä vastuunjako ehkäisee tilanteet, joissa asukkaat jäävät ilman tietoa siksi, ettei kukaan ottanut vastuuta tiedottamisesta.

Jos taloyhtiönne suunnittelee vesikattoremonttia ja haluatte lisätietoja hankkeen toteutuksesta, Tandem Rakennus vastaa mielellään kysymyksiin.